Ondernemerschap

Welcome Digital back office – bye bye potlood & gom

02/18/2017

Hi all,

It’s a I, Stephanie aka moederbal, aka madame Excel aka zij-die-hele-dagen-vloekt-moet-ik-hier-godverdomme-alles-doen !

Binnen ons Balls & Glory Head Quarter, of zoals we het zelf heten, het Balls & Glory Service Center, ben ik moederbal & het cijferwijf! Ik zorg voor onze jonge, flirty veulens en voor mijn Uber ball boys Wim & Jim, maar daarnaast ben ik ook zo’n speciaal geval die energie haalt uit bezig zijn met cijfers! Ze bestaan echt, die eenhoorns die warm, moederlijk, immer-goedgezind en zot van cijfers zijn! Bij deze aangenaam, u kan me boeken voor al uw feesten en partijen!

In een vorige blog liet ik al optekenen hoe ik binnen ons team op zoek ga naar staff met “nen hoek af” – en over hoe we passie via opleiding integreren in onze Balls & Glory shops. Staff & nieuwe partners screenen, opleiden, verwelkomen en als het nodig is streng maar rechtvaardig en bovenal met de glimlach bijsturen – I’m your girl – zeg maar woman!

Voor mijn avontuur bij Balls & Glory – dat maandag dag op dag 2 jaar geleden begon (bloemetje mag, Wim 🙂 )- heb ik jarenlang meegedraaid in de eventsector als Office Manager, in de interim sector als Regio Manager, en in de IT als Trainer… boeiende tijden waar ik met warmte en liefde op

terugkijk, maar waar ik achteraf gezien vooral heb ingezien dat het Office gebeuren een sprong moet maken – mee moet met de digitalisering. De tijden waarin de facturen in een grote kartonnen doos naar de boekhouder worden gebracht en de office assistant de aankoop- en verkoopfactuurtjes in excel lijstjes bijhoudt om te weten wie moet betaald worden zijn zooooooooo over…. De tijden waarin je een assistant en een boekhouder betaalt om deels hetzelfde te doen… De tijd waarin elke BVBA met 4 man personeel een server had staan… Schlüss damit!… Eerst werden potlood en gom vervangen door

Excel, tijd om nu Excel te vervangen door communicerende cloud software…

Wat als … horeca software met elkaar kon praten?

Hebben we het warm water uitgevonden? Ofcourse not… Hebben we partners gevraagd om de handen in elkaar te slaan, en nieuwe koppelingen te leggen? – Yes sir!

Binnen de horeca is er zoveel meer dan een boekhouding bijhouden. Bijna elke leverancier biedt je een online bestel platform, er kan online gesolliciteerd en gereserveerd worden, je geeft de lonen online door, facturen worden via scanning en volledig paperless verwerkt, en vliegen bijna automatisch de correcte grootboekrekening op, en met de geregistreerde kassa – praise the lord ! – heb je een perfect zicht op je omzet & staffcost … Maar oh oh oh oh  – Wat als we die nu allemaal eens onderling laten praten? Wat als we al deze programma’s onderling koppelen…

Laat dat nu precies zijn waar we met Balls & Glory voluit op inzetten! We digitaliseren de processen die iemand in de back office “alleen” doet – weg van de shop en die eindeloos veel “tijd” vragen – zodat er ruimte vrij komt voor open en warme contacten en om je als horecabeest te smijten in de kern van je business food & hospitalty!

Dankzij stevige IT partnerships tussen ons geregistreerd kassa-systeem, het bestelplatform van onze horeca groothandel, de openheid van ons boekhoudpakket in combinatie met onze overall B&G managementtool trekken we net zoals met ons “one-trick-pony” concept drie jaar terug, opnieuw een pioneersrol in het horeca landschap…

Meten is weten, gissen is missen en gokken is dokken…

Als ik zou vertellen hoe al die tools met elkaar flirten, ’s nachts afspreken, info doorpompen en uitwisselen, om nog maar te zwijgen van hoe ze soms swingen en gewoon ff van partner wisselen ….  – Dat is erover, zelfs voor flirty B&G!

As you know zijn we met Balls & Glory meteen op de geregistreerde kassa gesprongen. Open & duidelijk, en als horeca-ondernemer zijn 2 van je belangrijkste “meten is weten” parameters omzet en staffcost transparant zichtbaar. Met onze keuze voor de GKS, en de koppeling met ons boekhoudpakket kregen we meteen een eerste vereenvoudiging… Elke 15 min wordt de omzet doorgestuurd naar ’t BKHpakket, en niet alleen naar de juiste omzet rekening Delivery, Take-Away of inhouse – maar meteen ook naar de juiste financiële stroom, Bancontact, VISA, e-MC, … (en zien we dus elke dag de commissie op alle elektronische transacties … :-s :-s … maar dat is voer voor een afzonderlijke blogpost)

Aangezien de kassa toch zooo open is, en alles deelt wat je maar vraagt, doet ze dat meteen ook maar met onze B&G beheerstool – evenzeer in realtime! Je steekt het in de kassa, en ’t zit meteen ook in de boekhouding en de beheerstool – (sletje… echt!)

De shopmanagers hebben dus in realtime volledig zicht op de gerealiseerde omzet versus de prognose, en zien de staffcost op basis van de mix aan aanwezige staff. Ook ons team heeft via een app zicht op hun persoonlijke gepubliceerde uurrooster, kan wisselverzoeken sturen binnen het team, verlof aanvragen, of beschikbaarheden doorgeven, …
Recepten, allergenen-info, mise-en-place lijsten – en bestellingen plaatsen bij onze groothandel op basis van de recepten van de stoemp en salad van de month – Hoe handig is dat niet! En allemaal gecentraliseerd in één platform! Het walhalla voor de manager!

Als cijferwijf duik ik ook graag het managementluik van de tool in. De tijd van met de natte vinger restaurantje spelen is al lang voorbij, … Efficiënt meten en weten geeft je alle info die onontbeerlijk zijn om je team en onderneming aan te sturen, en de nodige tweaks door te voeren in je procesflow…

 

We want more…

We zijn er nog niet helemaal! We willen nog meer ons goesting doordrijven, en de koppige kleuter zijn…. Er is sprake van SODA, maar ’t is er nog niet helemaal… Next up is onze beheerstool laten info uitwisselen met het sociaal secretariaat.  Als we die twee nog eens aan het daten krijgen, dan is onze open-minded digital culture bijna compleet.

 

Why… Tell me why!!

Een Balls & Glory shop draait om beleving, om als gast te genieten van ballen in een urban setting – en  waar we altijd zeggen dat we provide that balls, our Ball Boys & Girls provide the glory en dat kunnen ze niet als ze de hele dag in excel lijsten, 10 verschillende platformen en A4 klasseurs kijken…. Hoe eenvoudiger de back office, hoe meer tijd en focus zij hebben om jullie de glorious experience te bieden waar we voor staan – en niet onbelangrijk – hoe “a ball filled with things we love” betaalbaar blijft!

 

 

 

Oh ja… vertelde ik al dat jullie online reservaties en sollicitaties op onze site ook meteen onze beheerstool binnen vliegen! En dat we onze boekhouding dag en nacht in realtime via een app kunnen volgen, en …. en…. en… en….

In overdrive aan het gaan…. Tijd om af te sluiten! Over-excited!!

Geniet van jullie weekend!

Love you all,

Steph

 

 

You Might Also Like

No Comments

Leave a Reply