Archives

war for talent :)

Office Assistant (m/v/x) – Come and taste our Balls, baby!

12/13/2018

OFFICE ASSISTANT (m/v/x)

JUNIOR OFFCICE MANAGER

Voor de kenners een bron van inspiratie, voor de niet-kenners een openbaring.

Balls & Glory is een stevig groeiende franchiseformule in het fast casual-segment.

Voted retailconcept van het jaar (in 2018) zijn we een delistore, take away & dagschotelrestaurant 2.0 met als signaturedish -guess what- de gehaktbal & stoemp: Uber-korte keten & ovengebakken as we like it, gevuld met the things we love.

We are bringing our grandparents farm to the city jungle.

Gent – Fulltime – 38u/week

Wie zoeken we?

Een dartel office beest dat energie krijgt van een zorgende en ondersteunende rol in administratie, interesse heeft in marketing en Social Media, affiniteit met cijfers heeft, en graag de zaken zelfstandig en stevig vastpakt! Iemand die met de glimlach zijn/haar office draagt en actief meedenkt met de zaakvoerder, Operations manager en Business Development om efficiënt en doelgericht het office-gebeuren te structureren en runnen! The “heart” of the office, letterlijk en figuurlijk.

Non-Negociables:

  • Een drietal jaar ervaring in een zelfstandige all-round office functie.
  • Microsoft Office is je speeltuin en je hebt een stevige interesse en kennis van allerhande officesoftware – Je bent de helpdesk van je collega’s en je neemt de lead in de implementatie van nieuwe tools.
  • Een talenknobbel waar velen jaloers van zijn! Vlotte, tweetalige pen NL/FR geschreven en gesproken– drietaligheid geeft je meteen 1000 bonuspunten!
  • Positieve & enthousiaste ingesteldheid – “Ni goan, bestoa ni’
  • Affiniteit met SEO, Social Media (meer dan enkel als user), WordPress, …

Nice to have’s:

  • Ervaring in Horeca sector en/of Franchise omgeving
  • Kennis van Adobe illustrator, Indesign, …
  • Noties en inzicht in boekhouding
  • Rijbewijs B

Hoe ziet je week eruit?

  • Social Media planning en respons
  • Agendabeheer van je collega’s
  • Events, beurzen, interne opleidingen, workshops en demo’s plannen en coördineren
  • Inkomende post verwerken, verkoopfacturatie en betalingen.
  • Opmaak van de rapportering mbt. de resultaten van de verschillende Balls & Glory zaken
  • Opvolging boekhouding in samenwerking met het boekhoudkantoor
  • Logistieke ondersteuning en stockbeheer van marketing materiaal
  • Er zijn momenten dat je in team zal werken, maar er wordt je ook best wel wat me-time gegund

What’s in it for you?

  • Je krijgt een goedgevulde portie verantwoordelijkheid, op een bedje van coaching!
  • Een team/bende gemotiveerde collega’s die Balls & Glory komende jaren laten groeien van 4 stores en 3 foodtrucks naar…. Een tienvoud daarvan!
  • Een veeleisende, maar glorieuze werkomgeving in ’t Gentse
  • Marktconforme verloning met extra legale voordelen
  • Flex-werken bespreekbaar
  • Zelfstandigheid & flexibiliteit

Getriggerd? Graag je CV & motivatie naar stephanie@ballsnglory.be

Lifestyle

Work Life integratie – Lang leve FOERT

05/22/2018

Spreek met de gemiddelde 35-jarige met 2,3 kinderen, vraag “Hoe ist?” en binnen de 5 tellen hoor je “goed ze, maar druk”.

De vraag is, als het allemaal wel zo druk hoort te zijn? En nu denk je dat een discours volgt van iemand die het allemaal wel op een rijtje heeft of maar 4u per dag werkt, maar think again… Verre van – alleen vind ik dat niet meer zo erg!

Pick three

 Als we vandaag aan alle druk willen voldoen die we onszelf helemaal laten opleggen, en meegaan in de laatste trends en hypes dan kweken we onze eigen groenten, naaien wat kleding bij elkaar, koken elke dag bio, healthy en vaak veggie in een kraaknet huis, slapen minstens 8 u per nacht, hebben 2,7 keer stevige seks in de week terwijl we 2,3 kinderen vrij, doch consequent opvoeden  – en elke dag opnieuw in netjes gestreken en matching kleding steken. We nemen voldoende quality-time, family-time, me-time.  We geven thuis brunches, lunches en diners voor vrienden en familie aan een pinterest-waardige tafel, en dat alles in een atletisch, knap onderhouden, strak lichaam en een kopje vol gezonde ambitie waar we fulltime werken, groeien en ons professioneel ontplooien… Oh, en niet vergeten regelmatig onthaasten hé – nog het liefst op culturele wijze!

Een tiental jaar geleden sprak ik af met mijn echtgenoot, dat we er samen 3 zouden kiezen… 3 non-negociables waar we naartoe streven, en ons dus nog niet echt opleggen en laat ons zeggen dat strijken, en zelf genaaide kleding niet in zijn top drie stond 🙂

Wat geeft ons energie, wat doen we graag, waar hechten we waarde aan – en wat is gewoon nice to have maar geen “stress” waard…

Goed is goed genoeg

Ik werk full time, heb 2,3 kinderen, ttz. 2 kinderen en 1 man, (en elk met 2,3 hobby’s 🙂 ), probeer af en toe te sporten, tracht voldoende tijd vrij te maken voor vrienden, en heb een serieus FOMO issue. Ergens niet bij zijn, bestaat niet!

Dus waarom ben ik niet overdreven stressy, moe, overdonderd… omdat ik het woord “Foert” heb leren omarmen, en omdat goed soms ook gewoon goed genoeg is.

Guilty as charged, of toch niet…

Een aantal keer per dag maak je eigenlijk onbewust de keuze tussen ‘werk’, ‘mama’ en ‘vrouw’, en dankzij of eerder ondanks – voor velen – een katholieke opvoeding sluipt daar vaak een stukje schuldgevoel bij, of naar je werk toe, of naar je gezin, of naar vrienden, of naar jezelf omdat je weer niet gaat sporten. Je jongleert met een aantal ballen (hebdem? 😉 ), en soms valt er wel eens eentje op de grond… en dat is gewoon niet zo’n drama als ik dacht op mijn 30ste !

Work life integratie

Het streven naar die so called work-life balance heb ik opgegeven omdat die volgens mij niet bestaat. Work life integratie vind ik een mooier begrip. ‘werk’ hoeft niet steeds van 09u tot 17u te zijn en gezinstijd ook niet steeds tussen 18u en 20u30 … Er zijn avonden dat ik graag langer werk, gefocust zonder telefoons en mails…  En dan zijn er ook voormiddagen dat ik met één van de kinderen even naar de dokter ga.
Er zijn zondagochtenden als iedereen hier naar de hobby’s is, en ik liever even in stilte en rust door wat cijfers ga, terwijl ik evengoed op donderdagnamiddag eens een moment voor mezelf te paard, of bij de kapper neem.

Lang leve Foert

Mijn huis ligt er zelden netjes bij.  In een gezin met 2 ruiters, 2 voetballers, en een tuinaannemer, is dat ook onbegonnen werk, en lijkt opruimen meer op tanden poetsen terwijl je oreo’s en chocotoffs eet. Het heeft geen zin – en ik zeg dat ook volmondig ‘foert’. Hier wordt geleefd, gespeeld, gewerkt en ja – dus ook gekruimeld … en die kruimels blijven wel al eens een dag of 2 liggen. De mannen in huis katapulteren hun kleding al graag eens naar de wasmand, en dan valt het er al eens naast in plaats van erin…. And I couldn’t care less… Ik loop niet te zagen, en ruim het ook niet op ‘achter hun gat’ zoals we hier zeggen. De kinderen vullen en legen de vaat, en dat is niet altijd op de manier dat ik het zelf zou doen… maar ’t is wel gebeurd, en that’s ok!

Koken is zo één van die drie gekozen non negociables … Het is zelfs deel van mijn me-time. Het helpt me afkoppelen van de dag, en ik ontspan met een goeie soul playlist door de boxen in de keuken. Het is een nobel streven om elke dag opnieuw vers, lekker en gezond te koken voor mijn kleine monsters – en als het kan, dan graag, maar als het niet kan … Awel, foert,… We hebben een schitterende frietkotcultuur in België, de welke ik zonder het minste schuldgevoel van tijd tot tijd al graag eens sponsor.

Ik kan perfect tevreden zijn in de chaos van de kleren op de badkamervloer, de 1000 brieven van school op ’t prikbord, de boeken naast de kast in plaats van erin, panini’s overal, en een tuin vol kinderen van ’t hele dorp rond…. Iedereen in huis doet zijn deel, en dat is genoeg. Is het picture perfect? Maar bah neent… maar dat moet ook niet!

FOMO

Als er iets is, dat ik mezelf graag nog wil in temperen, dan is het FOMO. Ik wil altijd overal bij zijn, en ’t idee dat er ergens iets te potentieel leuk te doen is, en ik er niet zou bij zijn – ja, dat knaagt soms. Ik kan daar echt lastig van zijn!

Ik zou elk concert, elk feestje, elke jumping, elk pop-up willen zien, voelen, proeven, dansen en meemaken, en dat maakt me soms wel rusteloos. Als ik kon had ik elke vrijdagavond en zondagvoormiddag volk over de vloer… Mijn man heeft geen FOMO whatsoever, en dat kan dan wel eens botsen… Anderzijds zorgt het voor evenwicht. Ik trek hem soms tegen wil en dank mee en dan is ie achteraf content. En af en toe, als ie echt zijn best doet, houdt hij me tegen en kan ik toch eens genieten van eventjes ‘rust’ en ‘niets doen’ en wat ‘rond lummelen’… Een beetje complementariteit zowel onder partners als onder collega’s that’s where the magic happens, zeker

AFKOPPELEN

Iedereen koppelt op een andere manier af, en soms ben ik verbaasd van mezelf in wat voor een kleine momentjes dat zit… Voor mij is het semi-dansend koken met een soul en motown playlistje op de achtergrond. Het is ook even 10 minuutjes Tootie haar tomaatjes gaan luizen en water geven in de serre, … Voor mijn verjaardag kreeg ik een Bloomon abonnement, 1 keer per maand komt er bos bloemen toe en ben ik 20 minuten de bloemen aan het uitpakken, sorteren, knippen, schikken, ….  Dat zijn een zalige 20 minuutjes.
Ook me even te ver parkeren voor een afspraak, zodat ik 15’ moet stappen en kan ademen…

Het hoeven niet altijd 4u sauna, 7-gangen tête-à-têtes of 3 reizen per jaar te zijn, … kleine oplaadmomentjes doorheen de week en af en toe eens schuldgevoel-vrij de ene rol als collega, mama, of vrouw, … laten doorwegen op de andere, dat moet kunnen.

KLEIN ZIJN

Heb ik de waarheid in pacht, belange niet… maar ik heb wel ‘foert’, en voor mij is ‘foert’ geweldig!  Ik besef dat ‘foert’ niet zo evident is, als je niet de mogelijkheid hebt, zoals ikzelf, om je eigen uren te bepalen…  maar je kan ‘Foert’ zeggen, of minder streng voor jezelf zijn op zoveel manieren…

Er zijn natuurlijk ook eens van die periodes dat je het zelfs met een Foert niet haalt. Iemand van de familie die even wat meer hulp en bijstand nodig heeft, 2 of 3 professionele deadlines die samenvallen, ineens 4 dansrepetities voor de grote show … maar dan is durven toegeven aan “nu gaat het even niet”, en je even kwetsbaar of kleiner durven opstellen en hulp vragen aan je omgeving zo’n verademing. Je hoeft niet altijd “goed” te antwoorden als er je wordt gevraagd hoe het gaat. Het is bij niemand altijd goed, en dat hoeft ook niet. Er bestaat in tegenstelling tot wat je misschien denkt, geen race naar perfectie… je eigen min of meer evenwicht met je eigen waarden en keuzes is meer dan genoeg!

Ondernemerschap

Welcome Digital back office – bye bye potlood & gom

02/18/2017

Hi all,

It’s a I, Stephanie aka moederbal, aka madame Excel aka zij-die-hele-dagen-vloekt-moet-ik-hier-godverdomme-alles-doen !

Binnen ons Balls & Glory Head Quarter, of zoals we het zelf heten, het Balls & Glory Service Center, ben ik moederbal & het cijferwijf! Ik zorg voor onze jonge, flirty veulens en voor mijn Uber ball boys Wim & Jim, maar daarnaast ben ik ook zo’n speciaal geval die energie haalt uit bezig zijn met cijfers! Ze bestaan echt, die eenhoorns die warm, moederlijk, immer-goedgezind en zot van cijfers zijn! Bij deze aangenaam, u kan me boeken voor al uw feesten en partijen!

In een vorige blog liet ik al optekenen hoe ik binnen ons team op zoek ga naar staff met “nen hoek af” – en over hoe we passie via opleiding integreren in onze Balls & Glory shops. Staff & nieuwe partners screenen, opleiden, verwelkomen en als het nodig is streng maar rechtvaardig en bovenal met de glimlach bijsturen – I’m your girl – zeg maar woman!

Voor mijn avontuur bij Balls & Glory – dat maandag dag op dag 2 jaar geleden begon (bloemetje mag, Wim 🙂 )- heb ik jarenlang meegedraaid in de eventsector als Office Manager, in de interim sector als Regio Manager, en in de IT als Trainer… boeiende tijden waar ik met warmte en liefde op

terugkijk, maar waar ik achteraf gezien vooral heb ingezien dat het Office gebeuren een sprong moet maken – mee moet met de digitalisering. De tijden waarin de facturen in een grote kartonnen doos naar de boekhouder worden gebracht en de office assistant de aankoop- en verkoopfactuurtjes in excel lijstjes bijhoudt om te weten wie moet betaald worden zijn zooooooooo over…. De tijden waarin je een assistant en een boekhouder betaalt om deels hetzelfde te doen… De tijd waarin elke BVBA met 4 man personeel een server had staan… Schlüss damit!… Eerst werden potlood en gom vervangen door

Excel, tijd om nu Excel te vervangen door communicerende cloud software…

Wat als … horeca software met elkaar kon praten?

Hebben we het warm water uitgevonden? Ofcourse not… Hebben we partners gevraagd om de handen in elkaar te slaan, en nieuwe koppelingen te leggen? – Yes sir!

Binnen de horeca is er zoveel meer dan een boekhouding bijhouden. Bijna elke leverancier biedt je een online bestel platform, er kan online gesolliciteerd en gereserveerd worden, je geeft de lonen online door, facturen worden via scanning en volledig paperless verwerkt, en vliegen bijna automatisch de correcte grootboekrekening op, en met de geregistreerde kassa – praise the lord ! – heb je een perfect zicht op je omzet & staffcost … Maar oh oh oh oh  – Wat als we die nu allemaal eens onderling laten praten? Wat als we al deze programma’s onderling koppelen…

Laat dat nu precies zijn waar we met Balls & Glory voluit op inzetten! We digitaliseren de processen die iemand in de back office “alleen” doet – weg van de shop en die eindeloos veel “tijd” vragen – zodat er ruimte vrij komt voor open en warme contacten en om je als horecabeest te smijten in de kern van je business food & hospitalty!

Dankzij stevige IT partnerships tussen ons geregistreerd kassa-systeem, het bestelplatform van onze horeca groothandel, de openheid van ons boekhoudpakket in combinatie met onze overall B&G managementtool trekken we net zoals met ons “one-trick-pony” concept drie jaar terug, opnieuw een pioneersrol in het horeca landschap…

Meten is weten, gissen is missen en gokken is dokken…

Als ik zou vertellen hoe al die tools met elkaar flirten, ’s nachts afspreken, info doorpompen en uitwisselen, om nog maar te zwijgen van hoe ze soms swingen en gewoon ff van partner wisselen ….  – Dat is erover, zelfs voor flirty B&G!

As you know zijn we met Balls & Glory meteen op de geregistreerde kassa gesprongen. Open & duidelijk, en als horeca-ondernemer zijn 2 van je belangrijkste “meten is weten” parameters omzet en staffcost transparant zichtbaar. Met onze keuze voor de GKS, en de koppeling met ons boekhoudpakket kregen we meteen een eerste vereenvoudiging… Elke 15 min wordt de omzet doorgestuurd naar ’t BKHpakket, en niet alleen naar de juiste omzet rekening Delivery, Take-Away of inhouse – maar meteen ook naar de juiste financiële stroom, Bancontact, VISA, e-MC, … (en zien we dus elke dag de commissie op alle elektronische transacties … :-s :-s … maar dat is voer voor een afzonderlijke blogpost)

Aangezien de kassa toch zooo open is, en alles deelt wat je maar vraagt, doet ze dat meteen ook maar met onze B&G beheerstool – evenzeer in realtime! Je steekt het in de kassa, en ’t zit meteen ook in de boekhouding en de beheerstool – (sletje… echt!)

De shopmanagers hebben dus in realtime volledig zicht op de gerealiseerde omzet versus de prognose, en zien de staffcost op basis van de mix aan aanwezige staff. Ook ons team heeft via een app zicht op hun persoonlijke gepubliceerde uurrooster, kan wisselverzoeken sturen binnen het team, verlof aanvragen, of beschikbaarheden doorgeven, …
Recepten, allergenen-info, mise-en-place lijsten – en bestellingen plaatsen bij onze groothandel op basis van de recepten van de stoemp en salad van de month – Hoe handig is dat niet! En allemaal gecentraliseerd in één platform! Het walhalla voor de manager!

Als cijferwijf duik ik ook graag het managementluik van de tool in. De tijd van met de natte vinger restaurantje spelen is al lang voorbij, … Efficiënt meten en weten geeft je alle info die onontbeerlijk zijn om je team en onderneming aan te sturen, en de nodige tweaks door te voeren in je procesflow…

 

We want more…

We zijn er nog niet helemaal! We willen nog meer ons goesting doordrijven, en de koppige kleuter zijn…. Er is sprake van SODA, maar ’t is er nog niet helemaal… Next up is onze beheerstool laten info uitwisselen met het sociaal secretariaat.  Als we die twee nog eens aan het daten krijgen, dan is onze open-minded digital culture bijna compleet.

 

Why… Tell me why!!

Een Balls & Glory shop draait om beleving, om als gast te genieten van ballen in een urban setting – en  waar we altijd zeggen dat we provide that balls, our Ball Boys & Girls provide the glory en dat kunnen ze niet als ze de hele dag in excel lijsten, 10 verschillende platformen en A4 klasseurs kijken…. Hoe eenvoudiger de back office, hoe meer tijd en focus zij hebben om jullie de glorious experience te bieden waar we voor staan – en niet onbelangrijk – hoe “a ball filled with things we love” betaalbaar blijft!

 

 

 

Oh ja… vertelde ik al dat jullie online reservaties en sollicitaties op onze site ook meteen onze beheerstool binnen vliegen! En dat we onze boekhouding dag en nacht in realtime via een app kunnen volgen, en …. en…. en… en….

In overdrive aan het gaan…. Tijd om af te sluiten! Over-excited!!

Geniet van jullie weekend!

Love you all,

Steph

 

 

Ondernemerschap

Staff met “nen hoek af” – Ja graag!

10/17/2016

Is rekruteren voor Balls & Glory moeilijk?

 

post-3enHonestly, neen – eigenlijk niet! Interviews zijn bij ons open gesprekken, waarbij we in twee richtingen open vertellen wat we verwachten, en wat van betekenis is. Vanuit Balls & Glory vertel ik hoezeer we vanuit het HQ kunnen zorgen voor de ballen, de tools, de recepturen, de infrastructuur, maar hoe belangrijk de staff is om onze klanten de glorious experience te geven waarvoor ze voor onze restaurants kiezen. Hoe een klantenervaring en de algemene indruk bepaald wordt vanaf het moment dat iemand binnenkomt en de staff hen met de glimlach en enthousiast verwelkomt. Kandidaten vertellen van hun kant wat voor hen belangrijk is… en dat is heel div

 

ers. De ene wil absoluut steeds op dinsdagnamiddag vrij om de job te kunnen combineren met een opleiding tot beeldhouwer, de ander geeft aan heel graag op zaterdagvoormiddag vrijwilligerswerk te kunnen doen als doventolk, of vraagt om altijd vrij te zijn in januari om te reizen, …  (True stories 😉 )

 

Anders dan in de klassieke horeca hoeven we niet op zoek te gaan naar een chef, een sous-chef, een chef de parti, een maître, … Bij ons doet iedereen alles. Zo simpel is het… Je staat in voor de keuken, de bediening, de debarras – en dat allemaal in een vrij horizontale structuur. De shopmanager stuurt de zaak aan, staat in voor de bestellingen, uurroosters, … en heeft shiftleaders waar hij of zij kan op terugvallen, maar draait evenzeer mee in de service, stampt stoemp en ruimt de tafels af.

 

Natuurlijk zorgen we er in de planning voor dat onze klanten, in Brussel bijvoorbeeld, steeds in hun taal kunnen aangesproken worden,  maar moet iedereen perfect twee- of drietalig zijn? Neen, we zorgen voor een mix van profielen en persoonlijkheden zodat elke klant wel met iemand van de staff een klik kan hebben. De enige gemene deler tussen onze staff is dat het stuk voor stuk gepassioneerde mensen zijn, en zoals ze bij mij in Deinze zeggen ‘met nen hoek af’.

Hoe vaak worden kandidaten niet vooraf afgeschreven voor een job omdat ze niet de juiste vooropleiding hebben, één van de landstalen niet machtig zijn, of – hoe zal ik het omschrijven – vrij opvallende fysieke kenmerken hebben 😉 – No problem voor ons! Ook de speciallekes zijn welkom! Graag zelfs – want vaak zijn het de boeiendste mensen!

 

De openingsuren van Balls & Glory, en de flexibiliteit waar de shopmanager zo veel mogelijk rekening mee trachten te houden, zorgen ervoor dat ons team hun job kan combineren met wat hen gelukkig maakt, en dat is dan eigenlijk ook de enige vaste vraag die in elk gesprek aan bod komt “Wat is je passie? Wat maakt je gelukkig? What makes you tick?” Plots wordt die voorname jonge man in kostuum een hele vlotte kerel die zijn mouwen opslooft en vertelt over zijn tattoos die refereren naar reizen,  of komen er verhalen over dansopleidingen, fotografie, goudsmeedkunst en roller-derby! Van zodra ik die passie zie, in combinatie met een basis aan ervaring, een positieve ingesteldheid en veel “goesting”, weet ik dat er match kan zijn!

 

Ook naar rekrutering zelf toe, doen we het wel eens anders dan anders. Wanneer we een nieuwe vestiging openen laten we via social media weten dat er castingnights zijn! 1, 2 of 3 avonden trekken we uit om met verschillende kandidaten te speeddaten en wederzijds af te tasten als er een match is. Soms duurt zo’n gesprekje 5 minuten, maar evenzeer kan een gesprek een uur of langer duren… Elke kandidaat gaat met een positief gevoel naar huis, met of zonder job!

Casting nights laten ons toe om efficiënt in te schatten welke mix we kunnen maken, zowel naar ervaring toe als naar persoonlijkheden toe, en – en plus – hoeven de kandidaten zich niet overdag vrij te maken.

 

post-2-enGoesting om deel uit te maken van één van onze teams? Je vindt me op stephanie@ballsnglory.com

 

Groetjes,

Stephanie Van Ooteghem, aka moeder ball